Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổ chức

Phòng Hành chính – Tổ chức được thành lập theo Quyết định số 1164/QĐ - ĐHTN (Thái Nguyên,  ngày 13/10/2011) của Giám đốc ĐHTN)

1. Chức năng

Phòng Hành chính – Tổ chức có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực: Hành chính, Tổng hợp, Thi đua, Tổ chức cán bộ và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác Kế hoạch - Tổng hợp

2.2. Công tác  văn thư, lưu trữ , lễ tân và khánh tiết.

2.3. Công tác tổ chức cán bộ: Quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chế độ chính sách và định mức lao động,…

2.4. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.

2.5. Công tác văn phòng Đảng ủy: Thực hiện các công việc liên quan đến công tác Đảng của Nhà trường.

Nhiệm vụ chi tiết

1. Công tác Kế hoạch - Tổng hợp

1.1. Lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của trường.

1.2. Lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của trường, nhiệm kỳ công tác của Hiệu trưởng lên cấp trên.

1.3. Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực lịch công tác.

1.4. Cập nhật các thông tin từ các đơn vị trong trường để xử lý, tham mưu giúp Hiệu trưởng điều hành công tác chung của trường.

1.5. Ghi chép các cuộc họp do Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) triệu tập, chủ trì.

1.6. Quản lý và điều hành xe ôtô phục vụ công tác của trường.

2. Công tác văn thư, lưu trữ lễ tân và khánh tiết

2.1. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến trình Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để giải quyết.

2.2. Theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh các thủ tục hành chính trong trường.

2.3. Soạn thảo và đánh máy các văn bản hành chính. Kiểm tra thể thức văn bản của các đơn vị theo quy định.

2.4. Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của trường theo đúng quy định của Nhà nước.

2.5. Quản lý và tổ chức lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng pháp lệnh về công tác lưu trữ.

2.6. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ viên chức và lao động hợp đồng được cử đi công tác, ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại trường.

2.7. Phối hợp với các đơn vị chức năng theo dõi đôn đốc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch công tác của Hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng.

2.8. Phục vụ các phòng làm việc và tiếp khách của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng. Phục vụ các cuộc họp, Hội nghị của trường. Tổ chức lễ tân, tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với trường.

2.9. Tập hợp, phân loại các tài liệu, thư từ, đơn thư tố cáo, khiếu nại của các đơn vị, cá nhân trong trường chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết theo quy định của Pháp luật.

3. Công tác tổ chức cán bộ

3.1. Căn cứ nhiệm vụ chính trị, mục tiêu kế hoạch đào tạo của Nhà trường, nghiên cứu đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy; xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiêm vụ của các đơn vị, mối quan hệ giữa các đơn vị trong trường.

3.2. Phối hợp với các khoa, ban, trung tâm và phòng chức năng lập kế hoạch tuyển dụng và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên đáp ứng nhu cầu phát triển của Nhà trường. Đề xuất việc cử cán bộ viên chức đi học các lớp chuyên môn nghiệp vụ, chính trị, ngoại ngữ, thực tập sinh, cao học, nghiên cứu sinh trong và ngoài nước theo đúng tiêu chuẩn quy định ban hành.

3.3. Căn cứ nhu cầu cán bộ các đơn vị, trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt thực hiện phân phối chỉ tiêu biên chế hàng năm cho các đơn vị trình Hiệu trưởng quyết định.

3.4. Tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng cán bộ viên chức mới và hợp đồng, chuẩn bị các văn bản để Hiệu trưởng ký quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng.

3.5. Tham mưu về công tác nhân sự để hiệu trưởng bổ nhiệm các chức vụ.

3.6. Soạn thảo các văn bản về tổ chức nhân sự do Hiệu trưởng ban hành.

3.7. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong trường về công tác nhân sự.

3.8. Tham mưu cho Hiệu trường về đánh giá, nhận xét và xác nhận lý lịch hồ sơ cho cán bộ viên chức trong trường.

3.9. Quản lý hồ sơ cán bộ viên chức và lao động hợp đồng. Thường xuyên cập nhật thông tin cho hồ sơ cán bộ viên chức phục vụ công tác quản lý.

3.10. Triển khai các công tác nâng lương, nâng ngạch hàng năm; xét hết tập sự, chuyển xếp lương theo quy định.

3.11. Thực hiện các chế độ chính đối với cán bộ, viên chức; phổ biến các chế độ chính sách mới cho cán bộ viên chức. Làm thủ tục nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc, nghỉ không lương, thai sản, trợ cấp,... cho người lao động theo chế độ hiện hành.

3.12. Đảm bảo quyền lợi bảo hiểm xã hội cho người lao động, phối hợp với các phòng chức năng phân phối các nguồn thu theo đúng quy định.

3.13. Phối hợp với cảnh sát khu vực, các bộ phận liên quan để cắt khẩu cho cán bộ trong trường theo quy định. Xác nhận giấy tờ có liên quan đến hộ khẩu của cán bộ.

3.14. Lập hồ sơ kỷ luật để trình Hội đồng kỷ luật của trường xét.

4. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

4.1. Xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch về công tác thi đua, khen thưởng hàng năm.

4.2. Phổ biến, hướng dẫn các văn bản thi đua, khen thưởng tới các đơn vị trong trường; đôn đốc kiểm tra việc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng các đơn vị.

4.3. Tổng hợp kết quả xét thi đua trình Hội đồng xét thi đua, khen thưởng hàng năm. Lập hồ sơ khen thưởng trình cấp trên xét duyệt.

5.  Công tác văn phòng Đảng ủy

Thực hiện các công việc liên quan đến công tác Đảng của Nhà trường.